Dokumentenmanagement ist zu einer wesentlichen Fähigkeit für Arbeitnehmer im 21. Jahrhundert geworden. Es spielt keine Rolle, ob Sie Student, Angestellter oder Unternehmer sind; Um bei Ihrer Arbeit den Überblick zu behalten, müssen Sie organisiert sein. Wenn Sie über ein gut organisiertes System verfügen, können Sie Papiere schneller finden, was Ihnen Zeit spart und Ihnen hilft, Fehler zu vermeiden, die sehr teuer werden könnten. Die Frage ist, wie genau man Papiere in einem Ordner organisiert? In diesem Artikel besprechen wir die Verfahren, die ergriffen werden müssen, damit Sie sicherstellen können, dass Ihre Dokumente richtig organisiert sind und schnell gefunden werden können, wenn sie benötigt werden. Darüber hinaus werden wir einige der effektivsten Methoden zum Organisieren von Dateien sowie Software und andere Ressourcen besprechen, die Sie bei der Aufrechterhaltung Ihrer Organisation unterstützen können. Mit Hilfe dieses umfassenden Tutorials können Sie Ihre Prozesse effizient am Laufen halten und gleichzeitig Dokumente einfach in einem Ordner organisieren.
Entwerfen Sie ein Ablagesystem, das Ihren spezifischen Anforderungen gerecht wird.
Es ist wichtig, ein Ablagesystem zu entwickeln, das speziell auf Ihre Anforderungen zugeschnitten ist, bevor Sie mit der Organisation von Dokumenten in einem Ordner beginnen. Führen Sie dazu zunächst eine Bestandsaufnahme der verschiedenen Arten von Papieren durch, die Sie im Ordner aufbewahren möchten, und wählen Sie dann aus, wie Sie diese Dokumente klassifizieren möchten. Zum Beispiel zum Organisieren von Kundenakten könnte es hilfreich sein, für jeden Kunden eigene Ordner anzulegen und die relevanten Kundendokumente in den entsprechenden Kundenordner zu legen. Sie haben auch die Möglichkeit, die Dokumente nach der Art des Dokuments zu klassifizieren, z. B. Rechtsdokumente, Finanzdokumente oder Marketingmaterialien. Nachdem Sie sich für die Struktur Ihres Dateisystems entschieden haben, beginnen Sie damit, Ihre Papiere gemäß der Struktur zu organisieren, indem Sie zunächst Ordner für jede der Unterkategorien erstellen.
Beschriften Sie die Ordner deutlich, um die Ablage und Organisation zu vereinfachen.
Eine hilfreiche Methode zum Organisieren von Dokumenten besteht darin, die Ordner zu beschriften, damit sie leicht organisiert werden können. Sie wissen genau, wo Sie nach einem bestimmten Dokument suchen müssen, wenn Sie jeden Ordner beschriften, und es wird Ihnen leicht fallen, Papiere von einem zum anderen zu übertragen, wenn Sie dies tun. Das Erstellen eines konsistenten und vernünftigen Benennungsschemas für jeden Ordner und jedes Dokument ist eine wichtige bewährte Methode, die befolgt werden sollte. Wenn es um das Ordnen und Organisieren von Dokumenten geht, wird es Ihnen nicht nur einfacher und schneller, Dokumente zu finden, sondern es hilft Ihnen auch, Verwirrung und Unordnung zu vermeiden. Darüber hinaus sollten Sie darüber nachdenken, Unterordner zu bilden, um miteinander zusammenhängende Dokumente zu sammeln und leichter durchsuchbar zu machen.
Organisieren Sie die Aufzeichnungen nach Möglichkeit in chronologischer Reihenfolge.
Bei der Organisation von Papieren in einem Ordner ist es unbedingt erforderlich, diese in der Reihenfolge zu organisieren, die dem Zeitraum entspricht. Dies liegt daran, dass es sowohl das Suchen als auch das Verweisen auf die Informationen vereinfacht. Es bietet auch einen visuellen Eindruck von der Abfolge von Ereignissen, wodurch es einfacher ist festzustellen, wann bestimmte Dokumente erstellt oder bearbeitet wurden. Dies wird dadurch ermöglicht, dass es einen visuellen Eindruck von der Abfolge der Ereignisse vermittelt. Darüber hinaus ist es für geschäftliche Zwecke vorteilhaft, Dokumente in chronologischer Reihenfolge zu platzieren, da dies garantiert, dass alle Dokumente auf dem neuesten Stand sind und den Anforderungen aller geltenden Gesetze entsprechen.
Verwenden Sie Unterordner zum Organisieren von Dokumenten
Beim Organisieren von Dokumenten in einem Ordner ist es wichtig, Unterordner zu verwenden, um die Papiere, die Sie haben, richtig zu klassifizieren. Dadurch können Sie die benötigten Papiere leichter finden und abrufen. Darüber hinaus hilft es zu verhindern, dass Ihre Dokumente durcheinander geraten und schwer zu finden sind. Wählen Sie „Neuer Ordner“ aus dem Kontextmenü, das erscheint, wenn Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner klicken, in dem Sie gerade arbeiten. Der neue Ordner sollte dann einen Namen erhalten, der die Art der Dokumente widerspiegelt, die darin abgelegt werden. Wenn Sie beispielsweise Word-Dokumente organisieren, sollten Sie den Ordner „Word-Dokumente“ nennen. Dieses Verfahren kann für jede Art von Dokument, das organisiert werden muss, wiederholt werden.
Nutzen Sie den digitalen Speicher für die Papiere, auf die Sie häufig zugreifen werden.
Bei der Organisation digitaler Daten ist es wichtig, digitale Speicher zu verwenden. Der Cloud-Speicher oder ein sicherer Server ist der beste Ort, um die zahlreichen Dokumente aufzubewahren, die Sie möglicherweise täglich anzeigen müssen. Dadurch wird sichergestellt, dass die Dokumente problemlos von jedem Gerät aus zugänglich sind und vor versehentlichem Löschen oder anderen Bedenken geschützt sind. Wenn Sie die Dokumente in der Cloud speichern möchten, müssen Sie außerdem sicherstellen, dass Sie einen vertrauenswürdigen Dienstanbieter auswählen. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre Dokumente an einem sicheren Ort aufbewahrt werden und gleichzeitig leicht verfügbar sind, wann immer Sie sie benötigen.
Erstellen Sie regelmäßig Kopien Ihrer Sicherungsdateien.
Es ist normalerweise eine gute Idee, Ihre Dateien regelmäßig zu sichern, um sich vor ungerechtfertigtem Datenverlust zu schützen. Bevor Sie beginnen, Ihre Dateien in einem Ordner zu organisieren, sollten Sie sicherstellen, dass Sie eine Sicherungskopie des Ordners und seines gesamten Inhalts auf einem Gerät außerhalb Ihres Computers gespeichert haben. Wenn Sie versehentlich Dokumente löschen oder Ihre Daten beschädigt werden, können Sie sie damit ganz einfach wiederherstellen. Denken Sie daran, Ihr Backup regelmäßig, vorzugsweise einmal pro Woche, zu aktualisieren, ist ein weiterer wichtiger Schritt.
Speichern Sie ältere Kopien von Dokumenten in einem separaten Archivordner.
Es ist wichtig, ältere Papiere in einem für Archivierungszwecke vorgesehenen Ordner aufzubewahren. Dadurch wird verhindert, dass der Hauptordner unorganisiert wird, und es wird viel einfacher, Dateien schnell zu finden. Um mehr Platz auf Ihrer Festplatte zu schaffen, sollten Sie alle Dokumente archivieren, die für Ihre Arbeit nicht mehr relevant sind. Außerdem können Dokumente, auf die selten zugegriffen wird, in den Archivordner verschoben werden, um mehr Platz im Hauptordner zu schaffen. Beispielsweise können nicht mehr benötigte Finanzunterlagen in den Archivordner verschoben werden, sobald sie ihren Zweck erfüllt haben. Wenn Sie dies tun, können Sie die Effizienz und Organisation Ihres primären Ordners beibehalten.
Um sicherzustellen, dass Ihr Ablagesystem gut funktioniert, überprüfen Sie es regelmäßig.
Es ist wichtig, Ihr Dateisystem regelmäßig zu überprüfen, um sicherzustellen, dass es seinen Zweck weiterhin effektiv und effizient erfüllt. Etwas Zeit damit zu verbringen, Ihr Ablagesystem zu überprüfen, ist eine der besten Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass Ihre Dokumente gut organisiert, aktuell und einfach zu finden sind, wenn Sie sie brauchen. Wenn Sie Ihr Ablagesystem überprüfen, sollten Sie zunächst überprüfen, ob die Etiketten, die an jede Datei und jeden Ordner angehängt sind, den Inhalt dieser Elemente angemessen darstellen. Prüfen Sie, ob alle Dokumente in den entsprechenden Ordnern abgelegt wurden und in der richtigen Reihenfolge sind. Darüber hinaus sollten Sie darüber nachdenken, eine vollständige Liste aller Datei- und Ordnernamen zu erstellen und sie in alphabetischer Reihenfolge anzuordnen. Zu guter Letzt müssen Sie sicherstellen, dass Sie Dokumente, die veraltet sind oder ihre Aussagekraft verloren haben, ordnungsgemäß entsorgen.
Der Prozess der Organisation von Dokumenten in einem Ordner kann insgesamt ein herausforderndes Unterfangen sein. Wenn Sie jedoch über ein zuverlässiges Ablagesystem verfügen, ist dies überhaupt nicht schwierig. Wenn Sie Dokumente richtig benennen und sie nach dem Erstellungsdatum ordnen, finden Sie das gesuchte Dokument viel schneller. Durch die richtige Organisation von Dokumenten in einem Ordner sparen Sie nicht nur Zeit, sondern behalten auch den Überblick über kritische Dokumente.