Η διαχείριση εγγράφων έχει γίνει μια βασική δεξιότητα για τους εργαζόμενους στον 21ο αιώνα. Δεν έχει σημασία αν είστε φοιτητής, υπάλληλος ή επιχειρηματίας. για να παραμείνετε στην κορυφή της δουλειάς σας, πρέπει να είστε οργανωμένοι. Εάν διαθέτετε ένα καλά οργανωμένο σύστημα, θα μπορείτε να εντοπίσετε τα χαρτιά πιο γρήγορα, κάτι που θα σας εξοικονομήσει χρόνο και θα σας βοηθήσει να αποφύγετε λάθη που θα μπορούσαν να είναι πολύ ακριβά. Το ερώτημα είναι πώς ακριβώς γίνεται κάποιος για την οργάνωση των εγγράφων μέσα σε έναν φάκελο; Σε αυτό το άρθρο, θα συζητήσουμε τις διαδικασίες που πρέπει να ακολουθήσετε για να διασφαλίσετε ότι τα έγγραφά σας είναι σωστά οργανωμένα και ότι μπορούν να βρεθούν γρήγορα όποτε απαιτούνται. Επιπλέον, θα συζητήσουμε μερικές από τις πιο αποτελεσματικές μεθόδους οργάνωσης αρχείων, καθώς και λογισμικό και άλλους πόρους που μπορούν να σας βοηθήσουν στη συντήρηση του οργανισμού σας. Με τη βοήθεια αυτού του περιεκτικού σεμιναρίου, θα μπορείτε να διατηρείτε τις διεργασίες σας αποτελεσματικά ενώ παράλληλα οργανώνετε εύκολα έγγραφα μέσα σε έναν φάκελο.
Σχεδιάστε ένα σύστημα αρχειοθέτησης που να καλύπτει τις συγκεκριμένες απαιτήσεις σας.
Είναι απαραίτητο να επινοήσετε ένα σύστημα αρχειοθέτησης που να ανταποκρίνεται ειδικά στις απαιτήσεις σας προτού αρχίσετε να οργανώνετε έγγραφα σε έναν φάκελο. Για να το πετύχετε αυτό, κάντε πρώτα μια απογραφή των διαφορετικών ειδών χαρτιών που σκοπεύετε να διατηρήσετε στο φάκελο και, στη συνέχεια, επιλέξτε τον τρόπο ταξινόμησης αυτών των εγγράφων. Για τον σκοπό της οργάνωσης αρχείων πελάτη, για παράδειγμα, θα μπορούσατε να βρείτε χρήσιμο να δημιουργήσετε μεμονωμένους φακέλους για κάθε πελάτη και να τοποθετήσετε τα σχετικά έγγραφα πελάτη στον αντίστοιχο φάκελο πελάτη. Έχετε επίσης τη δυνατότητα να ταξινομήσετε τα έγγραφα ανάλογα με το είδος του εγγράφου που είναι, όπως νομικά έγγραφα, οικονομικά έγγραφα ή υλικό μάρκετινγκ. Αφού αποφασίσετε τη δομή του συστήματος αρχείων σας, ξεκινήστε να οργανώνετε τα χαρτιά σας σύμφωνα με τη δομή, δημιουργώντας πρώτα φακέλους για κάθε μία από τις υποκατηγορίες.
Επισημάνετε ξεκάθαρα τους φακέλους για απλοποιημένη αρχειοθέτηση και οργάνωση.
Μια χρήσιμη μέθοδος για την οργάνωση εγγράφων είναι η επισήμανση των φακέλων έτσι ώστε να μπορούν να οργανωθούν εύκολα. Θα γνωρίζετε ακριβώς πού να αναζητήσετε ένα συγκεκριμένο έγγραφο εάν βάλετε ετικέτα σε κάθε φάκελο και θα είναι εύκολο για εσάς να μεταφέρετε χαρτιά από το ένα στο άλλο εάν το κάνετε αυτό. Η δημιουργία ενός συνεπούς και λογικού σχήματος ονομασίας για κάθε φάκελο και έγγραφο είναι μια σημαντική βέλτιστη πρακτική που πρέπει να ακολουθείται. Όσον αφορά την τακτοποίηση και την οργάνωση εγγράφων, αυτό όχι μόνο θα σας διευκολύνει και θα σας διευκολύνει να βρίσκετε έγγραφα, αλλά θα σας βοηθήσει επίσης να αποφύγετε τη σύγχυση και την ακαταστασία. Επιπλέον, θα πρέπει να σκεφτείτε να σχηματίσετε υποφακέλους προκειμένου να συγκεντρώσετε έγγραφα που συνδέονται μεταξύ τους και να διευκολύνετε την αναζήτησή τους.
Όποτε είναι εφικτό, οργανώστε τα αρχεία με χρονολογική σειρά.
Όταν οργανώνετε χαρτιά σε ένα φάκελο, είναι απολύτως απαραίτητο να τα οργανώσετε με τη σειρά που αντιστοιχεί στη χρονική περίοδο. Αυτό συμβαίνει επειδή απλοποιεί τόσο την πράξη αναζήτησης όσο και την παραπομπή των πληροφοριών. Παρέχει επίσης μια οπτική αίσθηση της αλληλουχίας των γεγονότων, καθιστώντας ευκολότερο τον προσδιορισμό του πότε δημιουργήθηκαν ή επεξεργάστηκαν συγκεκριμένα έγγραφα. Αυτό γίνεται εφικτό από το γεγονός ότι παρέχει μια οπτική αίσθηση της αλληλουχίας των γεγονότων. Επιπλέον, για επαγγελματικούς σκοπούς, είναι ωφέλιμο να τοποθετούνται τα έγγραφα με χρονολογική σειρά, διότι αυτό εγγυάται ότι όλα τα έγγραφα είναι ενημερωμένα και πληρούν τις απαιτήσεις τυχόν ισχύουσας νομοθεσίας.
Χρησιμοποιήστε υποφακέλους για την οργάνωση εγγράφων
Όταν οργανώνετε έγγραφα σε έναν φάκελο, είναι σημαντικό να χρησιμοποιείτε υποφακέλους για να ταξινομήσετε σωστά τα χαρτιά που έχετε. Θα έχετε ευκολότερο χρόνο να εντοπίσετε και να αποκτήσετε πρόσβαση στα έγγραφα που χρειάζεστε ως αποτέλεσμα αυτού. Επιπλέον, θα βοηθήσει στην αποφυγή μπερδέματος και δυσκολίας εντοπισμού των εγγράφων που έχετε. Επιλέξτε "Νέος φάκελος" από το μενού περιβάλλοντος που εμφανίζεται όταν κάνετε δεξί κλικ στο φάκελο στον οποίο εργάζεστε αυτήν τη στιγμή. Στη συνέχεια, στον νέο φάκελο θα πρέπει να δοθεί ένα όνομα που να αντικατοπτρίζει τα είδη των εγγράφων που θα τοποθετηθούν μέσα σε αυτόν. Σε περίπτωση που οργανώνετε έγγραφα του Word, για παράδειγμα, θα πρέπει να καλέσετε το φάκελο "Έγγραφα του Word". Αυτή η διαδικασία μπορεί να επαναληφθεί για κάθε διαφορετικό είδος εγγράφου που πρέπει να οργανωθεί.
Χρησιμοποιήστε τον ψηφιακό χώρο αποθήκευσης για τα χαρτιά στα οποία θα έχετε συχνά πρόσβαση.
Κατά την οργάνωση ψηφιακών δεδομένων, είναι ζωτικής σημασίας η χρήση ψηφιακής αποθήκευσης. Ο αποθηκευτικός χώρος cloud ή ένας ασφαλής διακομιστής είναι το καλύτερο μέρος για να διατηρήσετε τα πολυάριθμα έγγραφα που μπορεί να χρειαστεί να προβάλετε σε καθημερινή βάση. Αυτό θα διασφαλίσει ότι τα έγγραφα είναι προσβάσιμα χωρίς δυσκολία από οποιαδήποτε συσκευή και ότι προστατεύονται από τυχαία διαγραφή ή από οποιαδήποτε άλλη ανησυχία που μπορεί να προκύψει. Επιπλέον, εάν πρόκειται να αποθηκεύσετε τα έγγραφα στο cloud, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει έναν αξιόπιστο πάροχο υπηρεσιών. Αυτό θα διασφαλίσει ότι τα έγγραφά σας φυλάσσονται σε ασφαλή τοποθεσία, ενώ ταυτόχρονα θα είναι εύκολα διαθέσιμα όποτε τα χρειάζεστε.
Δημιουργήστε συχνά αντίγραφα των αντιγράφων ασφαλείας των αρχείων σας.
Συνήθως είναι καλή ιδέα να δημιουργείτε αντίγραφα ασφαλείας των αρχείων σας σε τακτική βάση για να προστατεύεστε από οποιαδήποτε αδικαιολόγητη απώλεια δεδομένων. Προτού αρχίσετε να οργανώνετε τα αρχεία σας σε έναν φάκελο, θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι έχετε ένα αντίγραφο ασφαλείας του φακέλου και όλων των περιεχομένων του αποθηκευμένα σε μια συσκευή που βρίσκεται εκτός του υπολογιστή σας. Εάν διαγράψετε κατά λάθος έγγραφα ή τα δεδομένα σας καταστραφούν, μπορείτε εύκολα να τα επαναφέρετε με αυτό. Το να θυμάστε να ενημερώνετε το αντίγραφο ασφαλείας σας σε σταθερή βάση, κατά προτίμηση μία φορά την εβδομάδα, είναι ένα άλλο σημαντικό βήμα που πρέπει να κάνετε.
Αποθηκεύστε παλαιότερα αντίγραφα εγγράφων σε ξεχωριστό φάκελο αρχειοθέτησης.
Είναι πολύ σημαντικό να αποθηκεύετε παλαιότερα χαρτιά σε φάκελο που προορίζεται για αρχειακούς σκοπούς. Αυτό θα αποτρέψει την αποδιοργάνωση του κύριου φακέλου και θα κάνει πολύ πιο εύκολο τον γρήγορο εντοπισμό αρχείων. Για να δημιουργήσετε περισσότερο χώρο στον σκληρό σας δίσκο, θα πρέπει να αρχειοθετήσετε τυχόν έγγραφα που δεν σχετίζονται πλέον με την εργασία σας. Επιπλέον, τα έγγραφα στα οποία γίνεται σπάνια πρόσβαση μπορούν να μετακινηθούν στον αρχειοθετημένο φάκελο, ώστε να είναι διαθέσιμος περισσότερος χώρος στον κύριο φάκελο. Για παράδειγμα, τα οικονομικά αρχεία που δεν απαιτούνται πλέον μπορούν να μετακινηθούν στον αρχειοθετημένο φάκελο μόλις εκπληρώσουν το σκοπό τους. Εάν το κάνετε αυτό, θα μπορείτε να διατηρήσετε την αποτελεσματικότητα και την οργάνωση του κύριου φακέλου σας.
Για να βεβαιωθείτε ότι το σύστημα αρχειοθέτησής σας λειτουργεί καλά, αναθεωρήστε το σε συχνή βάση.
Είναι ζωτικής σημασίας να διενεργείτε συχνούς ελέγχους του συστήματος αρχείων σας, προκειμένου να επαληθεύεται ότι εξακολουθεί να εξυπηρετεί το σκοπό του με αποτελεσματικό και αποδοτικό τρόπο. Το να αφιερώσετε λίγο χρόνο για να ελέγξετε το σύστημα αρχειοθέτησής σας είναι ένας από τους καλύτερους τρόπους για να διασφαλίσετε ότι τα έγγραφά σας είναι καλά οργανωμένα, ενημερωμένα και εύκολο να εντοπιστούν όταν τα χρειάζεστε. Όταν κάνετε μια ανασκόπηση του συστήματος αρχειοθέτησής σας, θα πρέπει να ξεκινήσετε ελέγχοντας ότι οι ετικέτες που είναι προσαρτημένες σε κάθε αρχείο και φάκελο απεικονίζουν κατάλληλα τα περιεχόμενα αυτών των στοιχείων. Βεβαιωθείτε ότι όλα τα έγγραφα έχουν κατατεθεί στους σχετικούς φακέλους και ότι έχουν τη σωστή σειρά. Εκτός από αυτό, ίσως θελήσετε να σκεφτείτε να συντάξετε μια εξαντλητική λίστα με όλα τα ονόματα αρχείων και φακέλων και να τα τακτοποιήσετε με αλφαβητική σειρά. Τελευταίο αλλά εξίσου σημαντικό, εάν εντοπίσετε έγγραφα που είναι ξεπερασμένα ή έχουν χάσει τη σημασία τους, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι τα πετάτε με τον σωστό τρόπο.
Η διαδικασία οργάνωσης εγγράφων μέσα σε έναν φάκελο μπορεί να είναι μια δύσκολη προσπάθεια συνολικά. Ωστόσο, εάν έχετε ένα αξιόπιστο σύστημα αρχειοθέτησης, τότε δεν θα είναι καθόλου δύσκολο. Εάν ονομάσετε σωστά τα έγγραφα και τα βάλετε με τη σειρά πότε έγιναν, θα μπορείτε να βρείτε αυτό που χρειάζεστε πολύ πιο γρήγορα. Όχι μόνο θα εξοικονομήσετε χρόνο οργανώνοντας έγγραφα σε ένα φάκελο με τον κατάλληλο τρόπο, αλλά θα μπορείτε επίσης να παρακολουθείτε καλύτερα τα κρίσιμα έγγραφα.