La gestion des documents est devenue une compétence essentielle que les travailleurs doivent posséder au 21e siècle. Peu importe que vous soyez étudiant, employé ou entrepreneur ; Afin de rester au top de votre travail, vous devez être organisé. Si vous disposez d'un système bien organisé, vous pourrez localiser les documents plus rapidement, ce qui vous fera gagner du temps et vous évitera des erreurs qui pourraient vous coûter très cher. La question est de savoir comment organiser exactement les documents dans un dossier ? Dans cet article, nous discuterons des procédures à suivre pour vous assurer que vos documents sont correctement organisés et peuvent être trouvés rapidement chaque fois que vous en avez besoin. En plus de cela, nous discuterons de certaines des méthodes les plus efficaces pour organiser les fichiers, ainsi que des logiciels et autres ressources qui peuvent vous aider à maintenir votre organisation. À l'aide de ce didacticiel complet, vous pourrez maintenir vos processus en cours d'exécution de manière efficace tout en organisant facilement des documents dans un dossier.
Concevez un système de classement qui répond à vos besoins spécifiques.
Il est essentiel de concevoir un système de classement qui répond spécifiquement à vos besoins avant de commencer à organiser les documents dans un dossier. Pour ce faire, faites d'abord l'inventaire des différents types de papiers que vous avez l'intention de conserver dans le dossier, puis sélectionnez comment vous souhaitez classer ces documents. Dans le but d'organiser les dossiers des clients, par exemple, vous pourriez trouver utile de créer des dossiers individuels pour chaque client et de placer les documents clients pertinents dans le dossier client correspondant. Vous avez également la possibilité de classer les documents selon le type de document qu'ils sont, tels que les documents juridiques, les documents financiers ou les supports marketing. Après avoir décidé de la structure de votre système de fichiers, commencez à organiser vos documents conformément à la structure en créant d'abord des dossiers pour chacune des sous-catégories.
Étiquetez clairement les dossiers pour un classement et une organisation simplifiés.
Une méthode utile pour organiser les documents consiste à étiqueter les dossiers afin qu'ils puissent être facilement organisés. Vous saurez exactement où chercher un document particulier si vous étiquetez chaque dossier, et il vous sera simple de transférer des papiers de l'un à l'autre si vous le faites. La création d'un schéma de nommage cohérent et sensé pour chaque dossier et document est une bonne pratique importante qui doit être suivie. Lorsqu'il s'agit d'organiser et d'organiser des documents, cela vous permettra non seulement de trouver des documents plus simplement et plus rapidement, mais cela vous aidera également à éviter la confusion et l'encombrement. De plus, vous devriez penser à former des sous-dossiers afin de rassembler les documents qui sont liés les uns aux autres et de faciliter leur recherche.
Dans la mesure du possible, organisez les enregistrements par ordre chronologique.
Lorsque vous organisez des papiers dans un dossier, il est absolument nécessaire de les organiser dans l'ordre qui correspond à la période de temps. En effet, cela simplifie à la fois l'acte de rechercher et de renvoyer les informations. Il fournit également une idée visuelle de la séquence des événements, ce qui facilite la détermination du moment où des documents particuliers ont été créés ou modifiés. Ceci est rendu possible par le fait qu'il fournit un sens visuel de la séquence des événements. De plus, à des fins commerciales, il est avantageux de placer les documents dans l'ordre chronologique, car cela garantit que tous les documents sont à jour et répondent aux exigences de toutes les lois applicables.
Utiliser des sous-dossiers pour organiser les documents
Lors de l'organisation des documents dans un dossier, il est essentiel d'utiliser des sous-dossiers afin de classer correctement les papiers que vous avez. Vous aurez ainsi plus de facilité à localiser et à accéder aux documents dont vous avez besoin. En plus de cela, cela aidera à empêcher que les documents que vous avez ne soient mélangés et difficiles à localiser. Sélectionnez "Nouveau dossier" dans le menu contextuel qui apparaît lorsque vous cliquez avec le bouton droit sur le dossier dans lequel vous travaillez actuellement. Le nouveau dossier doit alors recevoir un nom qui reflète les types de documents qui y seront placés. Si vous organisez des documents Word, par exemple, vous devez appeler le dossier "Documents Word". Cette procédure peut être répétée pour chaque type de document différent qui doit être organisé.
Utilisez le stockage numérique pour les documents auxquels vous accéderez fréquemment.
Lors de l'organisation des données numériques, il est essentiel d'utiliser le stockage numérique. Le stockage en nuage ou un serveur sécurisé est le meilleur endroit pour conserver les nombreux documents que vous pourriez avoir besoin de consulter quotidiennement. Cela garantira que les documents sont accessibles sans difficulté depuis n'importe quel appareil et qu'ils sont protégés contre une suppression accidentelle ou contre tout autre problème pouvant survenir. De plus, si vous envisagez de stocker les documents dans le cloud, vous devez vous assurer de sélectionner un fournisseur de services digne de confiance. Cela garantira que vos documents sont conservés dans un endroit sécurisé tout en étant facilement disponibles chaque fois que vous en avez besoin.
Faites des copies fréquentes de vos fichiers de sauvegarde.
C'est généralement une bonne idée de sauvegarder vos fichiers régulièrement pour vous protéger contre toute perte de données injustifiée. Avant de commencer à organiser vos fichiers dans un dossier, vous devez vous assurer que vous disposez d'une copie de sauvegarde du dossier et de tout son contenu stocké sur un périphérique externe à votre ordinateur. Si vous supprimez accidentellement des documents ou si vos données sont corrompues, vous pouvez facilement les récupérer avec cela. N'oubliez pas de mettre à jour votre sauvegarde de manière cohérente, de préférence une fois par semaine, est une autre étape cruciale à faire.
Stockez les anciennes copies des documents dans un dossier d'archive séparé.
Il est essentiel de stocker les documents plus anciens dans un dossier désigné à des fins d'archivage. Cela empêchera le dossier principal de se désorganiser et facilitera la découverte rapide des fichiers. Afin de libérer de l'espace sur votre disque dur, vous devez archiver tous les documents qui ne sont plus pertinents pour votre travail. De plus, les documents rarement consultés peuvent être déplacés vers le dossier archivé afin de libérer de l'espace dans le dossier principal. Par exemple, les documents financiers qui ne sont plus nécessaires peuvent être déplacés vers le dossier archivé une fois qu'ils ont atteint leur objectif. Si vous faites cela, vous serez en mesure de maintenir l'efficacité et l'organisation de votre dossier principal.
Pour vous assurer que votre système de classement fonctionne bien, révisez-le fréquemment.
Il est crucial d'effectuer des audits fréquents de votre système de fichiers afin de vérifier qu'il continue à remplir son objectif de manière efficace et efficiente. Passer du temps à examiner votre système de classement est l'un des meilleurs moyens de garantir que vos documents sont bien organisés, à jour et faciles à localiser lorsque vous en avez besoin. Lors de l'examen de votre système de classement, vous devez commencer par vérifier que les étiquettes attachées à chaque fichier et dossier décrivent correctement le contenu de ces éléments. Vérifiez que tous les documents ont été classés dans les dossiers appropriés et qu'ils sont dans le bon ordre. En plus de cela, vous voudrez peut-être penser à compiler une liste exhaustive de tous les noms de fichiers et de dossiers et à les organiser par ordre alphabétique. Enfin et surtout, si vous trouvez des documents obsolètes ou qui ont perdu leur importance, vous devez vous assurer que vous les éliminez de la bonne manière.
Le processus d'organisation des documents dans un dossier peut être une entreprise difficile dans l'ensemble. Cependant, si vous disposez d'un système de classement fiable, ce ne sera pas difficile du tout. Si vous nommez correctement les documents et les classez par ordre de date de création, vous pourrez trouver celui dont vous avez besoin beaucoup plus rapidement. Non seulement vous gagnerez du temps en organisant les documents dans un dossier de manière appropriée, mais vous serez également mieux en mesure de suivre les documents critiques.