La gestione dei documenti è diventata un'abilità essenziale per i lavoratori nel 21° secolo. Non importa se sei uno studente, un impiegato o un imprenditore; per rimanere al passo con il tuo lavoro, devi essere organizzato. Se disponi di un sistema ben organizzato, sarai in grado di individuare i documenti più rapidamente, il che ti farà risparmiare tempo e ti aiuterà a evitare errori che potrebbero essere molto costosi. La domanda è: come si fa esattamente a organizzare i documenti all'interno di una cartella? In questo articolo, discuteremo le procedure che devono essere seguite per assicurarti che i tuoi documenti siano organizzati correttamente e possano essere trovati rapidamente ogni volta che sono richiesti. Oltre a questo, discuteremo alcuni dei metodi più efficaci per organizzare i file, oltre a software e altre risorse che possono aiutarti a mantenere la tua organizzazione. Con l'aiuto di questo tutorial completo, sarai in grado di mantenere i tuoi processi in esecuzione in modo efficiente, organizzando facilmente anche i documenti all'interno di una cartella.
Progetta un sistema di archiviazione che soddisfi le tue esigenze specifiche.
È essenziale ideare un sistema di archiviazione che soddisfi specificamente le tue esigenze prima di iniziare a organizzare i documenti in una cartella. Per fare ciò, fai prima un inventario dei diversi tipi di documenti che intendi conservare nella cartella, quindi seleziona come vuoi classificare quei documenti. Allo scopo di organizzare i file dei clienti, ad esempio, potrebbe essere utile creare cartelle individuali per ciascun cliente e posizionare i documenti del cliente pertinenti nella cartella del cliente corrispondente. Hai anche la possibilità di classificare i documenti in base al tipo di documento che sono, come documenti legali, documenti finanziari o materiali di marketing. Dopo aver deciso la struttura del tuo file system, inizia a organizzare i tuoi documenti in accordo con la struttura creando prima le cartelle per ciascuna delle sottocategorie.
Etichetta chiaramente le cartelle per semplificare l'archiviazione e l'organizzazione.
Un metodo utile per organizzare i documenti è etichettare le cartelle in modo che possano essere facilmente organizzate. Saprai esattamente dove cercare un particolare documento se etichetti ogni cartella e sarà semplice per te trasferire i documenti da uno all'altro se lo fai. La creazione di uno schema di denominazione coerente e sensato per ogni cartella e documento è un'importante best practice da seguire. Quando si tratta di organizzare e organizzare i documenti, questo non solo renderà più semplice e veloce la ricerca dei documenti, ma ti aiuterà anche a evitare confusione e disordine. Inoltre, dovresti pensare a formare sottocartelle per raccogliere documenti collegati tra loro e renderli più facili da cercare.
Ogni volta che è possibile, organizzare i record in ordine cronologico.
Quando organizzi i documenti in una cartella, è assolutamente necessario organizzarli nell'ordine che corrisponde al periodo di tempo. Questo perché semplifica sia l'atto di ricerca che il riferimento alle informazioni. Fornisce inoltre un senso visivo della sequenza degli eventi, rendendo più facile determinare quando sono stati creati o modificati determinati documenti. Ciò è reso possibile dal fatto che fornisce un senso visivo della sequenza degli eventi. Inoltre, per scopi commerciali, è vantaggioso disporre i documenti in ordine cronologico perché ciò garantisce che tutti i documenti siano aggiornati e soddisfino i requisiti di tutte le leggi applicabili.
Utilizza le sottocartelle per organizzare i documenti
Quando si organizzano i documenti in una cartella, è fondamentale utilizzare le sottocartelle per classificare correttamente i documenti che si hanno. Avrai un tempo più facile per individuare e ottenere l'accesso ai documenti di cui hai bisogno come risultato di ciò. Oltre a questo, aiuterà a evitare che i documenti in tuo possesso vengano confusi e difficili da individuare. Seleziona "Nuova cartella" dal menu contestuale che appare quando fai clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella in cui stai attualmente lavorando. Alla nuova cartella dovrebbe quindi essere assegnato un nome che rifletta i tipi di documenti che verranno inseriti al suo interno. Nel caso in cui tu stia organizzando documenti di Word, ad esempio, dovresti chiamare la cartella "Documenti di Word". Questa procedura può essere ripetuta per ogni diverso tipo di documento che deve essere organizzato.
Utilizza l'archiviazione digitale per i documenti a cui accedi frequentemente.
Quando si organizzano i dati digitali, è fondamentale utilizzare l'archiviazione digitale. Il cloud storage o un server sicuro è il posto migliore per conservare i numerosi documenti che potresti aver bisogno di visualizzare quotidianamente. Ciò garantirà che i documenti siano accessibili senza difficoltà da qualsiasi dispositivo e che siano protetti dall'eliminazione accidentale o da qualsiasi altro problema che potrebbe sorgere. Inoltre, se hai intenzione di archiviare i documenti nel cloud, devi assicurarti di selezionare un fornitore di servizi affidabile. Ciò assicurerà che i tuoi documenti siano conservati in un luogo sicuro pur essendo facilmente disponibili ogni volta che potresti averne bisogno.
Fai copie frequenti dei tuoi file di backup.
Di solito è una buona idea eseguire regolarmente il backup dei file per proteggersi da qualsiasi perdita ingiustificata di dati. Prima di iniziare a organizzare i file in una cartella, è necessario assicurarsi di disporre di una copia di backup della cartella e di tutti i suoi contenuti archiviati su un dispositivo esterno al computer. Se elimini accidentalmente documenti o i tuoi dati vengono danneggiati, puoi recuperarli facilmente con questo. Ricordare di aggiornare il backup in modo coerente, preferibilmente una volta alla settimana, è un altro passaggio cruciale da fare.
Archivia le copie più vecchie dei documenti in una cartella di archivio separata.
È fondamentale conservare i documenti più vecchi in una cartella designata a scopo di archiviazione. Ciò impedirà la disorganizzazione della cartella principale e renderà molto più semplice la scoperta rapida dei file. Per liberare più spazio sul tuo disco rigido, dovresti archiviare tutti i documenti che non sono più rilevanti per il tuo lavoro. Inoltre, i documenti a cui si accede raramente possono essere spostati nella cartella archiviata in modo da liberare più spazio nella cartella principale. Ad esempio, i record finanziari che non sono più necessari possono essere spostati nella cartella archiviata una volta che hanno raggiunto il loro scopo. Se lo fai, sarai in grado di mantenere l'efficienza e l'organizzazione della tua cartella principale.
Per assicurarti che il tuo sistema di archiviazione funzioni bene, rivedilo frequentemente.
È fondamentale condurre controlli frequenti del file system per verificare che continui a servire il suo scopo in modo efficace ed efficiente. Dedicare un po' di tempo alla revisione del sistema di archiviazione è uno dei modi migliori per garantire che i documenti siano ben organizzati, aggiornati e facili da individuare quando ne hai bisogno. Quando esegui una revisione del tuo sistema di archiviazione, dovresti iniziare controllando che le etichette allegate a ciascun file e cartella rappresentino in modo appropriato il contenuto di tali elementi. Verificare che tutti i documenti siano stati archiviati nelle cartelle pertinenti e che siano nella sequenza corretta. Oltre a questo, potresti pensare di compilare un elenco esaustivo di tutti i nomi di file e cartelle e di disporli in ordine alfabetico. Ultimo ma non meno importante, se trovi documenti scaduti o che hanno perso il loro significato, devi assicurarti di smaltirli nel modo corretto.
Il processo di organizzazione dei documenti all'interno di una cartella potrebbe essere un'impresa complessivamente impegnativa. Tuttavia, se disponi di un sistema di archiviazione affidabile, non sarà affatto difficile. Se dai un nome ai documenti correttamente e li metti in ordine di quando sono stati creati, sarai in grado di trovare quello che ti serve molto più velocemente. Non solo risparmierai tempo organizzando i documenti in una cartella nel modo appropriato, ma sarai anche in grado di tenere traccia dei documenti critici.