A gestão de documentos tornou-se uma habilidade essencial para os trabalhadores no século XXI. Não importa se você é estudante, empregado ou empresário; para se manter no topo do seu trabalho, você precisa ser organizado. Se você tiver um sistema bem organizado, poderá localizar documentos mais rapidamente, o que economizará tempo e ajudará a evitar erros que podem custar muito caro. A questão é: como exatamente alguém organiza papéis dentro de uma pasta? Neste artigo, abordaremos os procedimentos que precisam ser tomados para que você tenha certeza de que seus documentos estão organizados corretamente e podem ser encontrados rapidamente sempre que solicitados. Além disso, abordaremos alguns dos métodos mais eficazes de organização de arquivos, bem como softwares e outros recursos que podem auxiliá-lo na manutenção de sua organização. Com a ajuda deste tutorial abrangente, você será capaz de manter seus processos em execução com eficiência e, ao mesmo tempo, organizar facilmente os documentos em uma pasta.
Projete um sistema de arquivamento que atenda às suas necessidades específicas.
É essencial criar um sistema de arquivamento que atenda especificamente às suas necessidades antes de começar a organizar os documentos em uma pasta. Para fazer isso, primeiro faça um inventário dos diferentes tipos de papéis que pretende manter na pasta e, em seguida, selecione como deseja classificar esses documentos. Para organizar os arquivos do cliente, por exemplo, pode ser útil criar pastas individuais para cada cliente e colocar os documentos relevantes do cliente na pasta do cliente correspondente. Você também tem a opção de classificar os documentos de acordo com o tipo de documento que são, como documentos legais, documentos financeiros ou materiais de marketing. Depois de decidir a estrutura do seu sistema de arquivos, comece a organizar seus documentos de acordo com a estrutura, criando primeiro pastas para cada uma das subcategorias.
Rotule claramente as pastas para arquivamento e organização simplificados.
Um método útil para organizar documentos é rotular as pastas para que possam ser facilmente organizadas. Você saberá exatamente onde procurar um determinado documento se rotular cada pasta, e será simples para você transferir papéis de uma para outra se fizer isso. Criar um esquema de nomenclatura consistente e sensato para cada pasta e documento é uma prática recomendada importante que deve ser seguida. Quando se trata de organizar e organizar documentos, isso não apenas tornará mais simples e rápido encontrar documentos, mas também ajudará a evitar confusão e desordem. Além disso, você deve pensar em formar subpastas para reunir os documentos que estão conectados entre si e facilitar a pesquisa.
Sempre que possível, organize os registros em ordem cronológica.
Quando você está organizando papéis em uma pasta, é absolutamente necessário organizá-los na ordem correspondente ao período de tempo. Isso porque simplifica tanto o ato de buscar quanto o de consultar a informação. Ele também fornece uma noção visual da sequência de eventos, facilitando a determinação de quando determinados documentos foram criados ou editados. Isso é possível pelo fato de fornecer uma sensação visual da sequência de eventos. Além disso, para fins comerciais, é benéfico colocar os documentos em ordem cronológica, pois isso garante que todos os documentos estejam atualizados e atendam aos requisitos de quaisquer leis aplicáveis.
Utilize subpastas para organizar documentos
Ao organizar documentos em uma pasta, é fundamental fazer uso de subpastas para classificar adequadamente os papéis que você possui. Você terá mais facilidade em localizar e obter acesso aos documentos necessários como resultado disso. Além disso, ajudará a evitar que os documentos que você possui fiquem confusos e difíceis de localizar. Selecione “Nova pasta” no menu de contexto que aparece quando você clica com o botão direito do mouse na pasta em que está trabalhando. A nova pasta deve receber um nome que reflita os tipos de documentos que serão colocados dentro dela. Caso esteja organizando documentos do Word, por exemplo, chame a pasta “Documentos do Word”. Este procedimento pode ser repetido para cada tipo diferente de documento que se deseja organizar.
Faça uso do armazenamento digital para os papéis que você acessará com frequência.
Ao organizar dados digitais, é vital empregar armazenamento digital. O armazenamento em nuvem ou um servidor seguro é o melhor lugar para manter os inúmeros documentos que você pode precisar visualizar diariamente. Isso garantirá que os documentos possam ser acessados sem dificuldade de qualquer dispositivo e que estejam protegidos contra exclusão acidental ou qualquer outra preocupação que possa surgir. Além disso, se você for armazenar os documentos na nuvem, precisará selecionar um provedor de serviços confiável. Isso garantirá que seus documentos sejam mantidos em um local seguro, além de estarem facilmente disponíveis sempre que você precisar deles.
Faça cópias frequentes de seus arquivos de backup.
Geralmente, é uma boa ideia fazer backup de seus arquivos regularmente para se proteger contra qualquer perda injustificada de dados. Antes de começar a organizar seus arquivos em uma pasta, certifique-se de ter uma cópia de backup da pasta e de todo o seu conteúdo armazenado em um dispositivo externo ao seu computador. Se você acidentalmente excluir documentos ou seus dados forem corrompidos, você pode recuperá-los facilmente com isso. Lembrar-se de atualizar seu backup de forma consistente, de preferência uma vez por semana, é outra etapa crucial a ser executada.
Armazene cópias antigas de documentos em uma pasta de arquivo separada.
É fundamental armazenar papéis mais antigos em uma pasta designada para fins de arquivamento. Isso evitará que a pasta principal fique desorganizada e tornará muito mais simples descobrir arquivos rapidamente. Para liberar mais espaço no disco rígido, você deve arquivar todos os documentos que não são mais relevantes para o seu trabalho. Além disso, os documentos que são acessados com pouca frequência podem ser movidos para a pasta arquivada para que mais espaço possa ser disponibilizado na pasta principal. Por exemplo, os registros financeiros que não são mais necessários podem ser movidos para a pasta arquivada depois de cumprirem sua finalidade. Se você fizer isso, poderá manter a eficiência e a organização de sua pasta principal.
Para garantir que seu sistema de arquivamento esteja funcionando bem, revise-o com frequência.
É crucial conduzir auditorias frequentes do seu sistema de arquivos para verificar se ele continua a servir ao seu propósito de maneira eficaz e eficiente. Passar algum tempo revisando seu sistema de arquivamento é uma das melhores maneiras de garantir que seus documentos estejam bem organizados, atualizados e simples de localizar quando você precisar deles. Ao fazer uma revisão de seu sistema de arquivamento, você deve começar verificando se as etiquetas anexadas a cada arquivo e pasta retratam adequadamente o conteúdo desses itens. Verifique se todos os documentos foram arquivados nas respectivas pastas e se estão na sequência correta. Além disso, você pode querer pensar em compilar uma lista exaustiva de todos os nomes de arquivos e pastas e organizá-los em ordem alfabética. Por último, mas não menos importante, se você localizar algum documento que esteja desatualizado ou tenha perdido seu significado, você precisa certificar-se de descartá-los da maneira correta.
O processo de organização de documentos em uma pasta pode ser um empreendimento desafiador em geral. No entanto, se você tiver um sistema de arquivamento confiável, não será nada difícil. Se você nomear os documentos corretamente e colocá-los em ordem de quando foram feitos, poderá encontrar o que precisa muito mais rapidamente. Você não apenas economizará tempo organizando os documentos em uma pasta de maneira apropriada, mas também poderá acompanhar melhor os documentos críticos.