Dokumenthantering har blivit en viktig färdighet för arbetare att besitta under 2000-talet. Det spelar ingen roll om du är student, anställd eller entreprenör; för att hålla koll på ditt jobb måste du vara organiserad. Om du har ett välorganiserat system på plats kommer du att kunna hitta papper snabbare, vilket sparar tid och hjälper dig att undvika misstag som kan bli mycket dyra. Frågan är, hur exakt går man tillväga för att organisera papper i en mapp? I den här artikeln kommer vi att diskutera de procedurer som måste vidtas för att du ska säkerställa att dina dokument är korrekt organiserade och kan hittas snabbt närhelst de behövs. Utöver detta kommer vi att diskutera några av de mest effektiva metoderna för att organisera filer, samt programvara och andra resurser som kan hjälpa dig att underhålla din organisation. Med hjälp av denna omfattande handledning kommer du att kunna hålla dina processer igång effektivt samtidigt som du enkelt organiserar dokument i en mapp.
Designa ett arkivsystem som tillgodoser dina specifika krav.
Det är viktigt att utforma ett arkivsystem som tillgodoser dina krav innan du börjar organisera dokument i en mapp. För att åstadkomma detta, inventera först de olika typer av papper som du tänker ha i mappen och välj sedan hur du vill klassificera dessa dokument. För att organisera klientfiler, till exempel, kan det vara bra att skapa individuella mappar för varje klient och placera de relevanta klientdokumenten i motsvarande klientmapp. Du har också möjlighet att klassificera dokumenten efter vilken typ av dokument de är, såsom juridiska dokument, finansiella dokument eller marknadsföringsmaterial. När du har bestämt strukturen för ditt filsystem, börja organisera dina papper i enlighet med strukturen genom att först skapa mappar för var och en av underkategorierna.
Märk tydligt mapparna för förenklad arkivering och organisation.
En användbar metod för att organisera dokument är att märka mapparna så att de enkelt kan organiseras. Du vet exakt var du ska leta efter ett visst dokument om du märker varje mapp, och det blir enkelt för dig att överföra papper från ett dokument till ett annat om du gör detta. Att skapa ett konsekvent och förnuftigt namnschema för varje mapp och dokument är en viktig bästa praxis som bör följas. När det gäller att ordna och organisera dokument kommer detta inte bara att göra det enklare och snabbare för dig att hitta dokument, utan det kommer också att hjälpa dig att förhindra förvirring och röran. Dessutom bör du tänka på att skapa undermappar för att samla dokument som är kopplade till varandra och göra dem lättare att söka.
Närhelst det är praktiskt möjligt, organisera journalerna i kronologisk ordning.
När du ska organisera papper i en mapp är det absolut nödvändigt att organisera dem i den ordning som motsvarar tidsperioden. Detta eftersom det förenklar både handlingen att söka och hänvisa informationen. Det ger också en visuell känsla av händelseförloppet, vilket gör det lättare att avgöra när särskilda dokument skapades eller redigerades. Detta möjliggörs av det faktum att det ger en visuell känsla av händelseförloppet. Dessutom, för affärsändamål, är det fördelaktigt att placera dokument i kronologisk ordning eftersom detta garanterar att alla dokument är uppdaterade och uppfyller kraven i tillämpliga lagar.
Använd undermappar för att organisera dokument
När du organiserar dokument i en mapp är det viktigt att använda undermappar för att korrekt klassificera de papper du har. Du kommer att ha lättare att hitta och få tillgång till de papper du behöver som ett resultat av detta. Utöver detta kommer det att hjälpa till att förhindra att de dokument du har blir röriga och svåra att hitta. Välj "Ny mapp" från snabbmenyn som visas när du högerklickar på mappen som du för närvarande arbetar i. Den nya mappen ska då ges ett namn som återspeglar de typer av dokument som kommer att placeras i den. I händelse av att du organiserar Word-dokument, till exempel, bör du kalla mappen "Word-dokument." Denna procedur kan upprepas för varje typ av dokument som måste organiseras.
Använd digital lagring för de papper som du ofta kommer åt.
När du organiserar digital data är det viktigt att använda digital lagring. Molnlagringen eller en säker server är det bästa stället att förvara de många dokument som du kan behöva se dagligen. Detta kommer att säkerställa att dokumenten kan nås utan svårighet från vilken enhet som helst och att de skyddas från att raderas av misstag eller från andra problem som kan uppstå. Dessutom, om du ska lagra dokumenten i molnet, måste du se till att du väljer en pålitlig tjänsteleverantör. Detta säkerställer att dina dokument förvaras på en säker plats samtidigt som de är lättillgängliga när du behöver dem.
Gör ofta kopior av dina säkerhetskopior.
Det är vanligtvis en bra idé att säkerhetskopiera dina filer regelbundet för att skydda dig mot eventuell omotiverad förlust av data. Innan du börjar organisera dina filer i en mapp bör du se till att du har en säkerhetskopia av mappen och allt dess innehåll lagrat på en enhet som är extern till din dator. Om du av misstag raderar dokument eller din data blir skadad kan du enkelt få tillbaka dem med detta. Att komma ihåg att uppdatera din säkerhetskopia på en konsekvent basis, helst en gång i veckan, är ett annat viktigt steg att göra.
Förvara äldre kopior av dokument i en separat arkivmapp.
Det är viktigt att lagra äldre papper i en mapp som är avsedd för arkivändamål. Detta kommer att förhindra att huvudmappen blir oorganiserad och kommer att göra det mycket enklare att upptäcka filer snabbt. För att få mer plats på din hårddisk bör du arkivera alla dokument som inte längre är relevanta för ditt arbete. Dessutom kan dokument som sällan nås flyttas till den arkiverade mappen så att mer utrymme kan göras tillgängligt i huvudmappen. Till exempel kan finansiella poster som inte längre behövs flyttas till den arkiverade mappen när de har tjänat sitt syfte. Om du gör detta kommer du att kunna upprätthålla effektiviteten och organisationen av din primära mapp.
Se över det regelbundet för att säkerställa att ditt arkivsystem fungerar bra.
Det är avgörande att utföra frekventa granskningar av ditt filsystem för att verifiera att det fortsätter att tjäna sitt syfte på ett effektivt och effektivt sätt. Att spendera lite tid på att granska ditt arkivsystem är ett av de bästa sätten att garantera att dina dokument är välorganiserade, uppdaterade och enkla att hitta när du behöver dem. När du gör en granskning av ditt arkivsystem bör du börja med att kontrollera att etiketterna som är fästa på varje fil och mapp visar innehållet i dessa objekt på ett korrekt sätt. Kontrollera att alla dokument har sparats i relevanta mappar och att de är i rätt ordning. Utöver detta kanske du vill överväga att sammanställa en uttömmande lista över alla fil- och mappnamn och ordna dem i alfabetisk ordning. Sist men inte minst, om du hittar några dokument som är inaktuella eller har förlorat sin betydelse, måste du se till att du gör dig av med dem på rätt sätt.
Processen att organisera dokument i en mapp kan vara en utmanande strävan överlag. Men om du har ett pålitligt arkiveringssystem kommer det inte att vara svårt alls. Om du namnger dokument korrekt och placerar dem i ordning efter när de skapades, kommer du att kunna hitta den du behöver mycket snabbare. Du kommer inte bara att spara tid genom att organisera dokument i en mapp på lämpligt sätt, utan du kommer också att bättre kunna hålla reda på viktiga dokument.